(1) 보험계약의 내용 (증권번호, 화물의 명세 , 선명, 보험 가입액 , 보험조건등)

(2) 손해화물의 상태

예를들면 [전부 10상장 중 3상자가 해수 손을 입고 그 중 2 상자는 특히 그 정도가 심하다 등과 같이 수량과 그 외관에서 본 손상정도에 대해서 우선 통과하면 된다.

(3) 화물에 보관장소 및 그 후의 예정

예를들면 [현재 부선상에 있으나 즉시 양하 하여 ○○창고에 반입하고 , 손해정도에 따라 상 중 하로 분류할 예정]등이라고 통지한다, 보험회사는 이러한 통지에 의해 어느 시점에서 입회조사 실시할 지와 또 전문 검정 기관의 입회조사가 필요한지 아닌지 등을 결정하게 된다.

2. 손해방지 의무
피보험자는 현실적으로 발생한 혹은 발생할 화물에 손해를 방지 또는 경감할 의무가 있다
만약에 손해방지 경감의 조치를 소홀히 했기 때문에 손해가 중대 되었다고 하면 그 중대된 손해에서 대해서는 보험회사는 보상하지 않게 되기 때문에 조난 화물을 될 수 있는 한 신속하게 구조하고 건조, 세척 , 수선 , 도난방지, 등의 조치를 해야 한다.
아 경우 [만약 이 화물이 보험 부보가 되어 있지 않았더라면 어떻게 조치를 할까]라는 전제에서 손해방지경감의 조치를 취해야 한다

3. 손해배상 청구권(구상권)보전의무
피보험자가 취해야 할 조치 중에 현실적으로 발생한 손해에 대해 손해배상청구권의 보전 및 행사가 있다. 이 점은 보험증권 이면에 적색으로 인쇄되어 있는 중요사항 (Important Clause)에 다음과 같이 규정되어 있다.

(1) 운송인., 항만당국 혹은 가타 수탁자에게 여하한 유실물에 대해 즉시 보상청구 할 것.

(2) 해난보고서가 발급된 경우를 제외하고는 어느 경우에도 화물이 불명한 상태에 있으면 무사고 수령증을 교부해서는 안됨.

(3) 콘테이너에 의하여 화물이 인도된 경우, 피보험자 또는 대리인 책임 있는 직원이 즉시 콘테이너 및 해당 봉인을 검사할 것.

콘테이너 자체가 손상되었거나 봉인이 파손이나 멸실 또는 선적 서류에 기제된 바와 상이하게 봉인 되어 콘테이너가 인도된 경우 , 이에 준하여 화물 수령중에 기재하고 하자가 있거나 규격이 틀린 모든 봉인은 이후 확인을 위하여 보관할것.

(4) 멸실 및 손상이 명백할 경우 , 운송인이나 기타 수탁자의 대리인들에게 검정을 즉시 의뢰하고 동 검정시 밝혀진 실질 적인 멸실 및 손상에 대하여 운송인 기타 수탁자에게 보상청구를 할 것.

(5) 화물을 인도할 때에 멸실 이나 손상이 명백히 나타나지 않았으면 인도 후 3일 이내에 운송인이나 기타 수탁자에게 서면으로 통지할 것을 요함.

2. 사고조사 실시
사고조사(Survey)는 사고발생 사실 확인 , 사고의 성격, 사고의 원인 사고금액의 범위를 파악하기 위한 절차 입니다.
보험자가 선임한 검정인이 도착하면 제반 상황을 설명하고 필요서류 및 손상품과 포장 등을 제시 해야 합니다.
제출된 서류는 통상 사고 조사 보고서 (Survey Report) 에 철부 되어 추후 보험금 청구서 추가로제출하지 않아도 됩니다.
만약 예상 손해액이 200만원 미만의 경우 사고 접보시 손해 입증 확인서 등을 첨부하시면 별도의Survey 과정없이 신속한 보험금 지급이 이루어 질 수 있습니다.

3. 사고 조사 보고서 발행
사고 조사를 바탕으로 작성되어 제출됨
보험금 지급 후 제 3 자에게 손해배상 청구를 위한 필수 적인 서류임

4. 보험금 정산
사고조사 보고서는 사실 관계에 대한 확인서 이므로 이를 토대로 보험약관에 따른 보상 가능 여부에 대한 판단 및 보상 가능한 손해일 경우 에는 보험금 으로 지급되어 질 금액을 산정하는 절차 입니다.
대부분의 경우 보험사가 직접 청산하게 되지만 간혹 손해의 성격에 따라서는 외부 독립 정산 전문인 (손해사정인) 에 의뢰하기도 합니다.

5. 보험금 지급안내서 발송
보험금 정산절차에 의해 확정된 금액을 명기 하여 보험 제약자에 지급한 내서를 송부 합니다.
정산 금액에 대한 보험계약자의 이의 제기는 문서 또는 구두상 가능하며 이 경우 재 정산이 이루어 질 수 도 있습니다.

6. 보험금 지급
보험금을 수령하게 되면 대위 증서 (Subrogation Receipt) 작성해서 보험자에게 줘야 합니다.
다만, 실무 편의상 보험금 수령전에 이 서류를 청구 하는게 보험사의 관행 입니다.

7. 잔존물 처리
보험금을 수령하였다고 하여 손상된 잔존물을 맘대로 처분 해서는 안됩니다. 손상품에 대한 보험금을 수령하게 되면 그 소유권은 보험자에게 이전되며 보험자는 이를 정당히 매각 할 수 있게 됩니다.
보상자의 잔존물 매각은 통관 등의 과정에서 피보험자으 협조가 필요한 경우가 많습니다.
협조를 거부할 경우 보험금의 환수 조치를 감수해야 하므로 잔존물 매입자나 보험자의 협조요청에 응해야 하나 추가적인 경비 부담은 지지 않습니다.
주의 할 점은, 보험자가 전손 보험금을 지급한 후라도 이익이 없을 것으로 판단하면 잔존물에대한 권리를 포기한다는 점 입니다.(위부의 불승인) 이 경우 잔존물 제거 등의 조치는 피보험자가 자신의 비용으로 수행해야 합니다.

8. 구상조치 실행
통상 해상운송 계약상의 청구권 소멸 시효는 1년 입니다. 1년의 기긴이 지나가기 전에 운송인으로 부터 소멸 시효 연장을 받아 놓거나 소송을 제기 하지 않음으로 인해 보험자의 구상권이침해 되면 보험금을 받지 못할 수 있습니다.
외국에서 구상소송이 진행될 경우 실제로는 보험자가 수행 하지만 소장상의 당사자는 피보험자의 이름으로 해야 하는 경우가 많습니다. 피보험자의 협조 없이는 보험자는 구상을 진행 할 수 없을 것이며 이는 보험금 환수 조치를 연결 될 수 있습니다.

2. 기본 선적 서류

상업송장( Commercial Invoice)
선하증권( Bill of Lading)
포장명세서( Packing List)
보험증권( Insurance Policy) 또는 보험증서(Insurance Certificate)

위 서류들은 화물에 대한 권리의 이전 , 피보험이익 및 화물의 가액, 포장/ 선적상태 등을/확인 하고 손해액 산정 및 운송인에 대한 구상을 수행하기 위해 재출 해야 하는 서류입니다.
선적당 전손 사고의 경우 선하증권 원본 전량(통상 3매 발행)을 재출 해야 하며 보험증권도 원본을 보험회사에 제시 하여야 합니다 원본을 분실 시에는 별도의 각서(Letter of indemnity)를 제출하고 원본에 갈음을 할 수 있습니다.

3. 손해 증빙 서류

손해를 증빙하는데 필요한 제반 서류로서 품목별, 나라별, 손해유형별로 다양합니다.

사고 조사 보고서(Survey Report)
사고의 원인 성격 규모 등에 관한 검정인이 작성한 보고서로서 손해액을 확정하고 사고의 원인을 규명하는 중요한 서류, 수입 적하의 경우 보통 보험자가 선임한 검정인이 발행하며 피보험자가 직접 재출하는 경우는 거의 없음.

- 중량증명서
선적지, 양하지에서 실시된 경량보고서, Bulk 화물의 부족손 사고 처리에 필요

- Vanning Report
FCL컨테이너에 화물을 적입시 발행되는 보고서 , 컨테이너 화물의 부족손 등을 하는데 필요

- Devanning Report
Vanning Report의 반대 개념 FCL화물의 컨테이너 개봉 후 화물인 수시 화물의 상태를 기록, Seal 의 상태가 의심스러울 경우에는 반드시 운송인측의 입회하에 개봉하여 Devanning Report를 받아 놓도록 유의해야 한다.

- 기기양수증 ( Equipment Exchange Receipt)
FCL 화물의 경우 일반적으로 컨테이너를 선박회사가 화주에게 대여해 주는 형태를 취하는데 컨테이너의 인도시 그 상태를 기록하도록 되어 있는 서류로서 컨테이너 내부로 물이 흘러 들어가서 손해가 발생한 경우 적입지에서의 Equipment Receipt (Out)상에 하자가 있으면 불완전 포장에 해당하여 보험자 면책이 될 수 있음에 유의

- 본선수취증(Mate ' s Receipt)본선의 적재시 본선 승선원에 의해 발생하는 수취증 B/L과는 달리 본선적재 현장에서 화물상태를 증명함

- Cargo Boat Note
본선에서 양륙할 때 본선 1등 항해사와 수령인 측 검사원이 확인한 화물상태를 기록

- Landing Report
본선에서 안벽에 양륙한 화물의 상태를 기록

- 입/출고 확인서(Convention)
창고에 입고 또는 출고하면서 창고회사가 발행, Convention(입출고협정서)으로 통칭함

- 화물수령증 (Delivery Receipt)
일반적인 화물 수령증으로서 보통 LCL화물을 수하주에게 인도할 때 화물상태를 기록

- 적부도 (Stowage Plan)
본선내의 각 선창에 적재한 화물의 위치를 나타낸 도면 , 손상화물에 대한 적재장소를 확인하여 손해의 원인 등을 규명함

- 해난 보고서(Sea Protesr)
선박이 항해 중 충돌 좌초 침물 화재, 기관손상 , 악천 후 등 해난을 겪은 경우 항만청에 해난 보고서를 하도록 규정됨에 따라 발행되는 서류로서 손해의 원인 규명에 필요함

- 수입 신고서(Import Declaration)
관세를 부보한 경우 관세액의 확정을 위해 필요한 서류

- 화물폐기 증명서
잔존가치가 있을 것으로 보임에도 불구하고 공권력에 의하여 화물이 폐기 처분 될 경우 그 증명서로서 손해액의 확정을 위해 필요함

4. 보험자의 구상을 위한 서류

보험자의 구상권을 적절히 유지하는 것이 피보험자의 의무 사항이므로 아래의 서류를 구비하지 않게 되면서 보험보상이 되지 않을 수 있음을 유의 해야 합니다.

- 손해발생 통지서 (Claim Notice)
운송인 등 책임당사자에게 발송한 손해 발생의 서면 통지서 손해배상 청구의사를 담고 있어야 하며 청구권의 소멸시효(통상 양하일로부터 1년)가 만료되지 않도록 주의해야 함

- 귀책당사자와의 교신문
Claim Notice에 대한 상대측의 회신 및 추후 상호 교신문 (Correspondences)

- 용선계약서(Charter Party)
용선계약에 의해 화물이 운송된 경우 선주나 운송인에 대한 손해배상 청구를 하기 위해서는 운송에 대한 책임관계를 규정한 용선계약의 내용을 알아야 함

- CMR
유럽지역의 국제내륙운송을 수반할 경우 필요함

- 대위 증서(Subrogation Receipt)
보험금과 교환으로 피보험자가 보험자에게 교부하는 서류로서 운송인 등에 대한 손해배상 청구권을 보험자에게 이전시키는 효력을 가진다. 통상 보험금 청구시 미리 작성하서 보험자에게 제공함